TEMA CORPORATIVO Y POSIBLES SOLUCIONES-GESTION DOCUMENTAL

PROBLEMAS:

1. Perdida de Documentos en el Área de Archivo
2. Manejo de documentos no Digitalizados
3. Sobrecarga de Documentos en las estanterías
4. Aumento de costos sobre cajas custodiadas por un Outsoursing.
5. Carpetas de clientes repetidos con distinta razón social.
6. Documentos custodiados por el Archivo que ya perdieron su ciclo de vida.

SOLUCION:


Debido a que es una firma de abogados, la cual brinda servicios de asesoría jurídica, es muy importante el manejo de los documentos y la información es valiosa, ya que con todos estos documentos es que se respalda ellos en sus audiencias, asesorías y demás.

Por esto es de vital importancia crear una solución que muestre la verdadera relevancia que tiene el Archivo dentro de esta organización. Siendo una organización donde sus documentos es como el pilar que hace probatorio cualquier tipo de asesoría, es necesario tener en cuenta las siguientes soluciones:

1. Realizar un inventario en donde se determine que documento tiene cada carpeta y a que cliente pertenece, este documento será foliado, enumerado y se le asignar un código de barras, para que en el momento que el abogado solicite la carpeta, tendrá que llenar un formulario y firmarlo para tener constancia de que el tomo el documento de la carpeta. Con esto mejoraremos la perdida de documentos dentro del Archivo. También ayudaremos a la unificación de las carpetas que ya han sido creadas y que pertenecen a un solo cliente.
2. Adquirir un escáner  en el cual se digitalizaran los documentos que entren al Archivo, y almacenarlos por medio de un software de gestión documental, en el que solo lo podrá visualizar el abogado que este manejando el caso. Con esto mejoraremos al espacio de la estantería, ya que el documento al ser digitalizado no será Archivado sino devuelto al cliente.
3. Crear e implementar las Tablas de Retención documental. Esto nos servirá para depurar en el Archivo los documentos que ya cumplieron su vida útil dentro de la organización, eliminaremos cajas y se reducirá notablemente el costo de bodegaje.

La importancia de la Gerencia Moderna

Los cambios a través del tiempo va generando diferentes tipos de cambios y mecanismos de administrar, siempre hemos escuchado que la gerencia simplemente es administrar, y que esta tiene que ver con una rutina que ya hemos planteado. Muchos estudios aseguran que la rutina ha terminado, y que los cambios son permanentes, un ejemplo de ello es el elemento dominante el cual es el de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC). Estas han cambiado por completo el manejo de una empresa, todo el proceso productivo, las comunicaciones, la forma de relacionarnos, el marketing y la responsabilidad social.

 

 

 

 

 



La globalización y las TIC, nos han abierto los ojos en cierta parte ya que estos son sistemas abiertos, e influyen en el medio ambiente y estos son influenciados por el. Aquí es donde los gerentes empiezan a darse cuenta que estas variables de nuestro entorno empresarial no pueden ser controladas y que pueden generar tanto oportunidades como amenazas hacia la empresa.

Por lo anterior es necesario observar y analizar lo que ocurreo en el entorno, como decisiones políticas, decisiones en el ámbito económico de otro país, el medio ambiente, la extracción de los recursos naturales. Por esto el gerente tendrá que encargarse de los asuntos internos como externos de la empresa.

Por todo esto ya no se requiere un gerente con mentalidad rigida sino que este dispuesto al cambio y el manejo de situaciones complejas y al manejo de situaciones complejas. Debe serconsciente que la organización no se maneja rutinaria o mecánicamente yque para sobrevivir en el mercado es necesario tomar en cuenta también ados palabras preponderantes: innovación y competitividad.y al manejo de situaciones complejas. Debe ser consciente que la organización no se maneja rutinaria o mecánicamente yque para sobrevivir en el mercado es necesario tomar en cuenta también dos palabras preponderantes: innovación y competitividad.

 

El gerente que desarrolle habilidades para poder sostener una gerencia moderna tiene que conocerse asimismo, saber cuales son su debilidades y fortalezas, para así lograr manejar de una forma apropiada el comportamiento humano. Este gerente debe poseer habilidades técnicas para así poder estar en la capacidad de aplicar conocimientos especializados o enseñar a sus empleados su experiencia. Es decir, alta capacidad de análisis mediante técnicas y herramientas practicas, como el manejo de la tecnología. De otra forma es importante que esta persona que este encaminada hacia la gerencia moderna deba tener la capacidad de relacionarse, saber como trabajar en grupo, ser autodidacta y saber comunicar ya que la información es uno de nuestros principales factores dentro de una organización.

Por otra parte  la Planeación Estratégica, ya que al aplicar la gerencia moderna, las gerencias van cambiando su forma de pensar frente al tema, ya que en la búsqueda de lograr un logro a los objetivos, olvidan la verdadera identidad de la empresa, su misión y visión, su vista al futuro, con el fin de incrementar la competencia y supervivencia de la empresa